PRIVACYBELEID

Wij verwerken zo weinig gegevens als mogelijk. Deelnemers hebben geen wachtwoord en geen e-mailadres nodig: je doet mee met een login code die je organisatie deelt. Alleen de organisatie die zich aanmeldt, geeft contactgegevens door.

Aanmelding van een organisatie

• de naam van de organisatie en het gekozen pakket;
• de naam en het e-mailadres van de contactpersoon;
• factuurgegevens, zoals bedrijfsnaam, adres, een eventueel referentienummer en een e-mailadres voor facturen;
• de unieke login codes van de organisatie, de teams of afdelingen en de startdatum van de week.

Deelname aan het programma

• de naam of weergavenaam die je zelf kiest. Je kunt ook anoniem meedoen en dat op elk moment wijzigen;
• welke opdrachten je hebt afgevinkt, met de dag en het team;
• de stemmingen die je per dag aantikt op de Mood Wall, met een optioneel gevoelswoord en een optionele toelichting;
• de werkafspraken die een team samen vastlegt en de vragen die een team uit het kaartendeck trekt.

Een stemming of toelichting kan iets zeggen over hoe je je voelt en kan daarmee onder omstandigheden als gezondheidsgegeven worden gezien. Wij vragen nooit om medische gegevens en verwerken wat je invult uitsluitend omdat je het zelf en vrijwillig plaatst. Vul je liever niets in, dan sla je het gewoon over.

Contactformulier en e-mail

• je naam en e-mailadres;
• eventueel je organisatie;
• de inhoud van je bericht.

Facturatie en betaling

Voor deelname sturen wij een factuur aan de organisatie. Kies je ervoor om online te betalen met iDEAL of kaart, dan verloopt de betaling via onze betaaldienstverlener Mollie. Wij ontvangen en bewaren zelf geen volledige bank- of kaartgegevens, alleen het betaalkenmerk, het bedrag, de betaalmethode en het moment waarop is betaald.

Technische gegevens

• IP-adres en browserinformatie, voor zover nodig om de site te laten werken en te beveiligen;
• gegevens die je eigen browser lokaal bewaart, zoals je login code en je laatst gebruikte naam. Zie ons cookiebeleid.

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden, telkens op basis van een of meer grondslagen uit de AVG:

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): een organisatie en haar teams aanmaken, login codes uitgeven, het programma uitvoeren, voortgang bijhouden en factureren.
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a en art. 9 lid 2 sub a AVG): het plaatsen en zichtbaar maken van jouw check-in, gevoelswoord of toelichting binnen je team en organisatie. Je geeft die toestemming door zelf te plaatsen en kunt ons altijd vragen een bijdrage te verwijderen.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): het beveiligen van de applicatie, het verbeteren van het programma en geanonimiseerde of geaggregeerde statistieken.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): bewaarplichten voor administratie en facturatie.

Je doet mee via je werkgever of organisatie. Een projectbegeleider meldt de organisatie aan, maakt teams of afdelingen aan en deelt de login codes intern.

De organisatie bepaalt hoe medewerkers worden uitgenodigd en is daarvoor zelf verwerkingsverantwoordelijke. Voor het uitvoeren van het programma en het verwerken van check-ins en voortgang treden wij op als verwerker voor de organisatie. Wij sluiten op verzoek een verwerkersovereenkomst. Wij ontvangen geen deelnemerslijsten en versturen zelf geen e-mail aan medewerkers: e-mail van ons gaat alleen naar de contactpersoon en de projectbegeleider van de organisatie.

Wij hanteren een privacy-first principe:

• Organisaties zien uitsluitend hun eigen gegevens. Deelnemende organisaties kunnen niets van elkaar zien. Wij controleren dat aan de serverkant op basis van de login code.
• Een team ziet het sentiment, niet de persoon: op de Mood Wall staan aantallen per stemming, niet wie wat heeft aangetikt.
• Je kunt volledig anoniem meedoen. Kies je toch een naam, dan kun je dat op elk moment weer wijzigen.
• E-mailadressen zijn nooit zichtbaar in een dashboard, ook niet voor de projectbegeleider van je organisatie.
• Een team is alleen toegankelijk voor wie zich met een login code bij dat team heeft gevoegd. Wie zich niet bij een team voegt, ziet uitsluitend het eigen dashboard en de totalen van de organisatie.
• Werkgevers ontvangen van ons geen individuele antwoorden of persoonlijke rapportages. Rapportages en weekverslagen bevatten geaggregeerde uitkomsten.

Voor het uitvoeren van het programma werken wij met zorgvuldig geselecteerde leveranciers. Met deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten. Wij gebruiken de volgende subverwerkers:

• Hosting van de website en de database, voor het opslaan van organisaties, teams, check-ins, afspraken en berichten.
• Resend, voor het versturen van e-mail aan contactpersonen en projectbegeleiders en voor berichten uit het contactformulier.
• Mollie, uitsluitend wanneer een organisatie kiest voor online betalen.

Onze hostingpartij voor de database verwerkt gegevens binnen de Europese Unie. Vindt verwerking buiten de EU plaats, dan zorgen wij voor passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen. Een actuele lijst van subverwerkers kun je opvragen via info@vitalworkplace.nl.

Wij gebruiken uitsluitend functionele en technisch noodzakelijke cookies en lokale opslag (localStorage), bijvoorbeeld om je login code en je laatst gebruikte naam te onthouden. Voor deze cookies is op grond van de Telecommunicatiewet geen toestemming vereist.

Daarnaast adverteren wij in de zoekresultaten van Google. In de cookiemelding kies je per categorie wat je toestaat. Alleen als je de categorie Advertenties aanzet, plaatst de meetcode van Google Ads cookies en delen wij met Google dat er een aanmelding is gedaan, inclusief het e-mailadres van de aanmelder in versleutelde vorm. Ook wanneer je een aanvraag doet via het contactformulier, melden wij aan Google Ads dat er een aanvraag is gedaan. Daarbij sturen wij geen naam, e-mailadres of bericht mee. Google gebruikt die gegevens om de aanmelding of aanvraag aan de juiste advertentie te koppelen en om advertenties te meten. Weiger je, of maak je geen keuze, dan delen wij niets met Google. Je keuze verandert op elk moment via de link Cookie-instellingen onderaan de site. Wil je de lokaal opgeslagen gegevens wissen, dan leeg je de site-opslag van je browser. Hoe Google met deze gegevens omgaat, lees je op de privacywebsite van Google:

business.safety.google/privacy

Meer hierover staat in ons cookiebeleid.

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is, met:

• de in artikel 5 genoemde subverwerkers;
• trainers of begeleiders die betrokken zijn bij het programma van jouw organisatie, bijvoorbeeld bij een kick-off sessie;
• autoriteiten, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

Programmagegevens verwijderen wij automatisch. Check-ins, afgevinkte opdrachten, teamafspraken, getrokken kaarten en bijdragen worden 30 dagen na de laatste activiteit automatisch uit onze database verwijderd. Wil je het weekverslag bewaren, download het dan binnen die periode.

Berichten via het contactformulier bewaren wij maximaal 24 maanden na het laatste contact. Voor de financiële administratie, waaronder facturen en betaalgegevens, geldt de wettelijke bewaarplicht van doorgaans 7 jaar.

De naam en het logo van deelnemende organisaties kunnen na afloop bewaard blijven en als referentie op onze website worden getoond. Dit betreft uitsluitend organisatiegegevens en organisaties kunnen hiertegen bezwaar maken.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen tegen verlies of ongeautoriseerde toegang. Denk aan beveiligde verbindingen (HTTPS), toegangscontrole op rij-niveau in de database (Row Level Security), controle van de login code aan de serverkant, rolgebaseerde rechten voor projectbegeleiders en het principe van zo weinig mogelijk gegevens vastleggen.

Hoewel wij ons best doen, kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen. Vermoed je een kwetsbaarheid of een datalek, mail dan info@vitalworkplace.nl.

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• recht op inzage in je gegevens;
• recht op correctie van onjuiste gegevens;
• recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”);
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van je gegevens;
• recht van bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• recht om gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Doe je mee via je werkgever, dan kun je je verzoek ook bij de projectbegeleider van je organisatie neerleggen. Omdat check-ins zonder naam kunnen worden geplaatst, kunnen wij een bijdrage niet altijd aan een persoon koppelen. Geef bij een verzoek daarom je login code, de dag en de tekst van je bijdrage door, zodat wij hem kunnen vinden. Wij reageren in beginsel binnen vier weken.

Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen wanneer onze diensten veranderen of wanneer wetgeving wordt aangepast. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.

Heb je vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van jouw gegevens, neem dan contact met ons op.

Vital Workplace. In a Better World B.V., Kinderhuissingel 1, 2013 AS Haarlem, info@vitalworkplace.nl.