PRIVACYBELEID

Week van de Werkstress werkt zonder account. Je hebt geen naam, e-mailadres of wachtwoord nodig om mee te doen. Wij verwerken daarom zo weinig gegevens als mogelijk.

Gegevens van een teamwand

• de teamnaam die de organisator invult;
• de unieke code van de wand en de startdatum van de week.

Dagelijkse check-ins en briefjes

• de stemming die je aantikt op de Mood Wall, met de dag en de wandcode;
• een gevoelswoord en een optionele toelichting die je zelf typt;
• een optionele naam of weergavenaam — alleen als je die zelf invult.

Een stemming of toelichting kan iets zeggen over hoe je je voelt en daarmee onder omstandigheden als gezondheidsgegeven worden gezien. Wij vragen nooit om medische gegevens, koppelen check-ins niet aan een persoon en verwerken wat je invult uitsluitend omdat je het zelf en vrijwillig plaatst. Vul je liever niets in, dan sla je het gewoon over.

Contactformulier

• naam en e-mailadres;
• eventueel je organisatie;
• de inhoud van je bericht.

Technische gegevens

• IP-adres en browserinformatie, voor zover nodig om de site te laten werken en te beveiligen;
• gegevens die je eigen browser lokaal bewaart, zoals je afgevinkte dagen en je laatst gebruikte naam.

Voor het openbare programma vragen wij geen betaalgegevens. Bij betaalde begeleiding of maatwerk verlopen betalingen via onze betaaldienstverlener; wij ontvangen of bewaren zelf geen volledige bank- of kaartgegevens.

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden, telkens op basis van een of meer grondslagen uit de AVG:

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): een teamwand aanmaken en beschikbaar houden, het programma uitvoeren en betaalde begeleiding leveren.
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a en art. 9 lid 2 sub a AVG): het plaatsen en zichtbaar maken van jouw check-in, gevoelswoord of toelichting op de wand van je team. Je geeft die toestemming door zelf te plaatsen en kunt ons altijd vragen een bijdrage te verwijderen.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): het verbeteren van het programma, beveiliging van de applicatie en geanonimiseerde statistieken.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): bewaarplichten voor administratie en facturatie.

In de meeste gevallen doe je mee via je werkgever of organisatie. Een organisator maakt een wand aan en deelt de link of code intern.

De organisatie blijft zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de manier waarop medewerkers worden uitgenodigd en voor het intern delen van de wandlink. Wij ontvangen van de organisatie geen deelnemerslijsten en versturen zelf geen uitnodigingen aan medewerkers.

Wij hanteren een privacy-first principe:

• Check-ins zijn bedoeld zonder naam. Wij vragen er niet om en gebruiken ze niet om individuele medewerkers te beoordelen, te volgen of te vergelijken.
• Een team ziet het sentiment, niet de persoon: op de wand staan aantallen per stemming en de bijdragen, niet wie wat heeft ingevuld — behalve wanneer iemand zelf een naam invult.
• Werkgevers ontvangen van ons geen individuele antwoorden of persoonlijke rapportages.
• Een wand is toegankelijk voor iedereen met de code of link. Deel die daarom alleen binnen je organisatie en zet in een toelichting niets wat je niet met je team wilt delen.
• Je afgevinkte dagen op de programmapagina blijven in je eigen browser en komen niet op onze servers terecht.

Voor het uitvoeren van het programma werken wij met zorgvuldig geselecteerde leveranciers. Met al deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten. Wij gebruiken de volgende categorieën subverwerkers:

• Cloud-hosting en database: voor het opslaan van teamwanden, check-ins en berichten.
• E-maildienstverlener: voor het afhandelen van berichten via het contactformulier.
• Betaaldienstverlener: uitsluitend bij betaalde begeleiding of maatwerk.

Onze hostingpartij voor de database verwerkt gegevens binnen de Europese Unie. Vindt verwerking buiten de EU plaats, dan zorgen wij voor passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen. Een actuele lijst van subverwerkers kun je opvragen via info@vitalworkplace.nl.

Wij gebruiken uitsluitend functionele en technisch noodzakelijke cookies en lokale opslag (localStorage), bijvoorbeeld om je voortgang met afvinken en je laatst gebruikte naam te onthouden. Voor deze cookies is op grond van de Telecommunicatiewet geen toestemming vereist.

Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies van derden. Wil je deze gegevens wissen, dan leeg je de site-opslag van je browser.

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is, met:

• de in artikel 5 genoemde subverwerkers;
• trainers of begeleiders die betrokken zijn bij een programma van jouw organisatie;
• autoriteiten, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het uitvoeren van het programma. Een wand blijft na de week nog beschikbaar zodat een team het sentiment kan terugkijken; check-ins, briefjes en wanden worden uiterlijk 12 maanden na de laatste activiteit verwijderd of geanonimiseerd.

Berichten via het contactformulier bewaren wij maximaal 24 maanden na het laatste contact. Voor financiële administratie geldt de wettelijke bewaarplicht van doorgaans 7 jaar.

De naam en het logo van deelnemende organisaties kunnen na afloop bewaard blijven en als referentie op onze website worden getoond. Dit betreft uitsluitend organisatiegegevens; organisaties kunnen hiertegen bezwaar maken.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen tegen verlies of ongeautoriseerde toegang. Denk aan beveiligde verbindingen (HTTPS), strikte toegangscontrole op rij-niveau in de database (Row Level Security), rolgebaseerde rechten en het principe van zo weinig mogelijk gegevens vastleggen.

Hoewel wij ons best doen, kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen.

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• recht op inzage in je gegevens;
• recht op correctie van onjuiste gegevens;
• recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”);
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van je gegevens;
• recht van bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• recht om gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Omdat check-ins zonder naam worden geplaatst, kunnen wij een bijdrage niet altijd aan een persoon koppelen. Geef bij een verzoek daarom de wandcode, de dag en de tekst van je bijdrage door, zodat wij hem kunnen vinden. Wij reageren in beginsel binnen vier weken.

Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen wanneer onze diensten veranderen of wanneer wetgeving wordt aangepast. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.

Heb je vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van jouw gegevens, neem dan contact met ons op.

Vital Workplace — In a Better World B.V., Kinderhuissingel 1, 2013 AS Haarlem, info@vitalworkplace.nl.